Come creare dei SUBTOTALI automatici su database di Office Excel
(Corrado Del Buono)
Quando si lavora con dei database composti anche da campi numerici, spesso si rende necessario determinare il totale di gruppi di record; conoscere delle somme parziali, ovvero dei subtotali, può essere utile sia per comprendere meglio un insieme di dati, sia per avere delle stampe riepilogative di documenti. La procedura, molto utile in ambito aziendale, è abbastanza semplice ed intuitiva. Analizziamola.
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Supponiamo di avere una tabella composta dai seguenti campi: AREA GEOGRAFICA, ZONA DI VENDITA, FATTURATO. Popoliamo il database con dei dati di esempio, come riportato in figura.
Supponiamo ora di voler conoscere il totale FATTURATO per AREA GEOGRAFICA. Dopo essersi posizionati all’interno di una cella qualsiasi della tabella, utilizziamo il comando SUBTOTALE, posto all’interno della barra DATI, per avviare la procedura di creazione dei totali parziali.
Dalla finestra SUBTOTALI che appare a video assegniamo i parametri necessari: selezioniamo AREA GEOGRAFICA dall’elenco AD OGNI CAMBIAMENTO IN, quindi la funzione SOMMA dall’elenco USA LA FUNZIONE ed, infine, spuntiamo la casella FATTURATO dall’area AGGIUNGI SUBTOTALI A. Da notare che è possibile fare anche altri calcoli sul database quali, ad esempio, CONTEGGIO, MEDIA, MINIMO, MASSIMO, ecc.
La finestra SUBTOTALI contiene, nella parte bassa, tre caselle di selezione che consentono, rispettivamente, di rimuovere eventuali subtotali creati in precedenza, di creare una interruzione di pagina tra i gruppi (questa operazione è molto utile per creare dei report cartacei) e di inserire il totale complessivo nella parte alta o bassa della tabella dati (la spunta consente di inserire il totale nella parte bassa).
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