Come creare dei SUBTOTALI automatici su database di Office Excel
(Corrado Del Buono)
Quando si lavora con dei database composti anche da campi numerici, spesso si rende necessario determinare il totale di gruppi di record; conoscere delle somme parziali, ovvero dei subtotali, può essere utile sia per comprendere meglio un insieme di dati, sia per avere delle stampe riepilogative di documenti. La procedura, molto utile in ambito aziendale, è abbastanza semplice ed intuitiva. Analizziamola.
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Confermando con un clic sul pulsante OK, il foglio di lavoro viene suddiviso in struttura con vari livelli selezionabili nella parte sinistra dell’area di lavoro. Il livello più basso (nell’esempio in figura, il LIVELLO 3) visualizza tutti i dati con i relativi SUBTOTALI.
Il secondo livello (LIVELLO 2) visualizza soltanto i SUBTOTALI del database di riferimento, mentre, il primo livello (LIVELLO 1) visualizza esclusivamente il TOTALE COMPLESSIVO.
Oltre ai livelli, sono presenti dei pulsanti con il segno + e – che consentono, rispettivamente, di espandere o comprimere dei record di dati. Ad esempio, selezionando il LIVELLO 2 e il pulsante + posto in corrispondenza di CENTRO TOTALE, vengono visualizzati i dati raggruppati per AREA GEOGRAFICA e, nel dettaglio, i dati dell’area CENTRO. Come si può facilmente intuire, tale procedura è molto utile per creare dei report personalizzati.
Se le nostre esigenze non sono particolarmente complesse, possiamo eliminare la struttura del database lasciando esclusivamente i SUBTOTALI generati automaticamente da Office Excel: per farlo sarà sufficiente utilizzare il comando CANCELLA STRUTTURA posto nel menu del pulsante SEPARA, appartenente sempre alla barra multifunzione DATI.
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