Importare un database di Excel in Office Access.
(Corrado Del Buono)
Spesso nella pratica aziedale si rede necessario trasferire dati tra diversi applicativi: in questo articolo analizziamo le procedure che consentono di importare un insieme di dati da un foglio di calcolo all’interno di un database di Access e forniamo consigli e suggerimenti per ottimizzare tali operazioni.
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Prima di procedere al trasferimento dei dati occorre fare in modo che il foglio di calcolo presenti la struttura di un database. Esistono, pertanto, alcune regole che occorre rispettare, ovvero:
- i dati devono essere compatti (ovvero non devono essere presenti righe vuote nella tabella di Excel) e devono occupare il foglio di lavoro a partire dalla prima riga;
- la prima cella di ogni singola colonna (quindi, A1, B1, …) deve contenere una descrizione in quanto viene interpretata da Access come nome del Campo;
- se nel foglio di calcolo è presente una colonna con numerazione progressiva, è consigliato eliminarla in quanto Access crea automaticamente un campo di tipo “contatore” nel momento in cui viene importato il database costruito su Excel.
Un esempio corretto di dati con struttura di database è riportato nella figura sottostante: il foglio di calcolo presenta un classico database relativo ai clienti di una azienda composto dai campi Società, Referente, Indirizzo, CAP, Città, Provincia, Telefono.
Dopo aver, eventualmente, sistemato la struttura dei dati in Excel possiamo utilizzare Office Access per procedere con l’importazione dei dati.
Per avviare la procedura guidata di importazione dati si utilizza il pulsante EXCEL posto all’interno della barra multifunzione DATI ESTERNI.
