La Stampa Unione di Office Word.
(Corrado Del Buono)
Nelle versioni precedenti di Microsoft Word, normalmente, si utilizzava la barra di stampa unione per le operazioni di unione di un database con un documento di testo, in alternativa alla procedura guidata; ciò in quanto i pulsanti disponibili su di essa erano ordinati secondo un criterio logico-temporale (il primo pulsante serviva a definire il documento base, il secondo a definire l’origine dati, e così via). Tale modalità operativa, largamente utilizzata dagli utenti, non è sfuggita ai programmatori del nuovo Office che, pertanto, hanno di fatto “trasferito” i pulsanti della vecchia barra di stampa unione all’interno della barra multifunzione LETTERE. Analizziamo, pertanto, le “nuove” procedure che consentono di realizzare e gestire un collegamento ad una origine dati esterna.
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Suggerimenti per l’utilizzo della stampa unione
Quando si parla di stampa unione, solitamente, si fa riferimento ad una lettera “circolare” da inviare ad un insieme di destinatari. In realtà, la procedura può essere utilizzata anche per altri documenti che non facciano riferimento ad un database costruito solo sugli indirizzi.
Si può, ad esempio, immaginare di creare una lettera nella quale riepilogare i giorni di ferie o di malattia chiesti da un dipendente durante l’anno, oppure creare dei documenti di vendita, quali fatture, ricevute, o altro ancora. In questi casi, sarà sufficiente strutturare adeguatamente il database da utilizzare come origine dati.
Con riferimento all’ultimo esempio, si può pensare di costruire su Excel una tabella contenente, oltre ai dati relativi al cliente, anche dei campi numerici per l’imponibile, l’IVA, le spese di vendita, ed il totale fattura; in questo modo sarà sufficiente elaborare un prospetto fattura su di un documento di Word e richiamare i suoi dati direttamente dal file di Excel.
Ciò che serve è solo un po' di creatività!